« Tout le monde a passé le test de conformité avec brio, et pourtant les problèmes persistent. » C’est quelque chose que l’on entend trop souvent. Vous faites tout votre possible pour éviter les violations. Alors, comment se fait-il que les employés continuent à prendre de mauvaises décisions ? Nous allons examiner quatre raisons qui expliquent pourquoi votre organisation n’est pas toujours conforme. Nous vous indiquerons les mesures à prendre pour améliorer l’efficacité de votre programme de sensibilisation et assurer votre conformité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Vous souvenez-vous de tout ce que vous avez appris l’an dernier ? Vos collègues non plus. Bien sûr, c’est inconscient, mais cela sape vos efforts en matière de conformité… Les méthodes couramment utilisées comprennent une formation annuelle de sensibilisation, un module rapide d’apprentissage en ligne et/ou un test. Rien de mieux pour assurer votre conformité sur le papier, car elles vous permettront d’obtenir les coches vertes tant convoitées dans toutes les cases. Mais elles ont rarement l’effet escompté sur l’apprentissage et le respect des politiques. Une formation annuelle ou des tests réguliers ne produiront jamais qu’un pic bref dans les niveaux de connaissance. Toutes ces connaissances fraîchement acquises fondront bientôt comme neige au soleil. Des recherches ont montré que, quand on ne parvient pas à entretenir ses nouvelles connaissances, environ 80 % d’entre elles disparaissent en une semaine. Il va falloir trouver un moyen plus efficace, car il ne suffit pas d’être conforme quand le test arrive, il faut l’être tout le temps. Les informations importantes doivent être répétées plus souvent pour ancrer les connaissances.
Pour maximiser la sensibilisation, il est conseillé d’utiliser des exemples stimulants dans les programmes de sensibilisation, car cela aide les employés non seulement à apprendre les règles, mais aussi à les appliquer. Une erreur fréquente consiste à faire appel aux mêmes scénarios génériques dans l’ensemble de l’entreprise. En effet, chaque département fait face à des situations différentes. La nouvelle législation sur la protection des données n’affecte pas de la même manière l’équipe de marketing ou le conseil d’administration que le personnel d’accueil ou les employés travaillant aux opérations. Les scénarios qui ne trouvent pas d’écho peuvent faire plus de mal que de bien en amenant les employés à penser que les questions présentées ne les concernent pas. Veillez donc à utiliser des exemples pratiques pertinents et à adapter les études de cas aux différents groupes. Veillez également à choisir un registre adapté aux différents niveaux hiérarchiques et postes. Le jargon juridique complexe ne convient pas à tout le monde. Plus l’étude de cas est liée à la réalité des employés, plus vos efforts seront efficaces.
La législation et la réglementation évoluent constamment. Alors, comment faire en sorte que tous les membres de l’entreprise soient au courant des derniers changements ? Modifier l’ensemble du module d’apprentissage ? Envoyer un e-mail en interne ? Afficher un avis sur l’intranet ? Vous pouvez même décider d’attendre la prochaine session de formation annuelle. Ce sont des moyens efficaces de sensibiliser les employés aux changements, mais ils ne garantissent pas la conformité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Un programme de conformité efficace est dynamique et toujours à jour.
Imaginez que les employés soient systématiquement tenus au courant des derniers protocoles. Cela garantit-il que leurs actes seront toujours conformes ? Non. Malheureusement, on ne peut jamais empêcher quelqu’un de faire une erreur par inadvertance. Après tout, l’erreur est humaine. On ne peut pas non plus l’empêcher de faire consciemment preuve d’incompétence en bafouant les règles, si cela rend son travail plus rapide, plus facile ou moins cher, par exemple. S’il s’agit d’un problème structurel, il faudra envisager un changement de comportement et peut-être procéder à une analyse minutieuse de la culture d’entreprise. Sinon, on peut limiter ce type de comportement en sensibilisant continuellement aux règles. Évidemment, il est impossible de surveiller tout le monde en permanence, mais on peut faire en sorte d’avoir le meilleur programme de sensibilisation possible.
Du pic de connaissance à la connaissance intégrée
Ne vous reposez pas seulement sur des formations sporadiques, des documents volumineux, des modules d’apprentissage en ligne statiques, des tests et un flot incessant d’e-mails internes. Optez pour un programme de conformité qui a du punch. Efficace et performant, il doit favoriser la sensibilisation continue, mais aussi soutenir les études de cas et l’intégration des connaissances, tout en vous informant sur le niveau de compétence de vos employés. Ainsi, vous pouvez vous assurer que tout le monde est à jour en permanence. Maintenez les connaissances à un niveau efficace. 365 jours par an, 24 heures sur 24.
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