"Iedereen heeft de compliance-toets met vlag en wimpel gehaald, en toch blijven er incidenten gebeuren." Het is iets wat we maar al te vaak horen. Ongetwijfeld doe je er alles aan om overtredingen te voorkomen. Maar waarom nemen medewerkers dan toch soms de verkeerde beslissing? Hieronder gaan we in op vier redenen waarom je organisatie weliswaar compliant kan zijn, maar waarom je altijd meer kunt doen. We geven tips over hoe je je awareness-programma effectiever kunt inzetten en echt 24/7 compliant kunt zijn.
Kun je je nog alles herinneren wat je een jaar geleden hebt geleerd? Je collega's ook niet. Natuurlijk gebeurt dit niet bewust, maar het ondermijnt wel je compliance-inspanningen… Veelgebruikte opties voor compliance-programma's zijn jaarlijkse awareness-trainingen, een korte e-learningmodule en/of een toets. Dit zijn allemaal prima manieren om te zorgen dat je op papier compliant bent, want ze leveren je die felbegeerde groene vinkjes in alle vakjes op. Maar ze hebben zelden het beoogde effect op daadwerkelijke retentie van en naleving van het beleid. Jaarlijkse trainingen of regelmatige toetsen zorgen altijd slechts voor een korte piek in kennisniveau. Maar al die pas geleerde kennis en competenties verdampen al snel als sneeuw voor de zon. Onderzoek heeft aangetoond dat, als je je vaardigheden niet onderhoudt, ongeveer 80% van de nieuwe informatie binnen een week is verdwenen. Er moet een efficiëntere manier zijn, want je wilt niet alleen compliant zijn als de toets eraan komt, je wilt de hele tijd compliant zijn. Belangrijke informatie moet vaker worden herhaald om competenties te verankeren.
Wist je dat positieve examenuitslagen valse positieven zijn?
Lees meer in ons artikel over 'het examensyndroom'
Om awareness te maximaliseren is het raadzaam om in awareness-programma's gebruik te maken van aantrekkelijke voorbeelden, want dat helpt medewerkers niet alleen de regels te leren, maar ze ook elke dag toe te passen. Een veelgemaakte fout is echter om voor de hele organisatie dezelfde generieke scenario's te gebruiken. Elke afdeling heeft immers zijn eigen specifieke situaties om mee om te gaan op de werkvloer. Nieuwe wetgeving op het gebied van gegevensbescherming treft het marketingteam of het bestuur anders dan de receptie of mensen aan de operationele kant van het bedrijf. Scenario's die niet resoneren met medewerkers kunnen zelfs meer kwaad dan goed doen, waardoor medewerkers het gevoel krijgen dat de gepresenteerde kwesties hen niet aangaan. Gebruik daarom realistische, praktijkgerichte voorbeelden en stem de casestory's af op de verschillende doelgroepen in de organisatie om awareness te maximaliseren. Let ook op de tone of voice voor elk niveau en elke functie. Complexe juridische jargon is niet voor iedereen geschikt. Hoe meer de casestory aansluit bij de realiteit van medewerkers, hoe effectiever je inspanningen zijn.
Wetgeving en regelgeving veranderen continu. De vraag is hoe je iedereen binnen je organisatie op de hoogte houdt van de laatste wijzigingen. De hele leermodule aanpassen? Een interne e-mail versturen? Een bericht plaatsen op het intranet? Je kunt zelfs besluiten te wachten tot de volgende jaarlijkse training. Dit zijn allemaal snelle manieren om medewerkers bewust te maken van veranderingen, maar geen goede manier om awareness en competenties te allen tijde te behouden. Een effectief compliance-programma is dynamisch en altijd up-to-date.
Stel je voor dat collega's het hele jaar door op de hoogte zijn van de nieuwste protocollen. Garandeert dat dat ze zich altijd aan de regels houden? Nee, dat doet het niet. Helaas kun je niet voorkomen dat iemand per ongeluk een fout maakt. Tenslotte, errare humanum est – vergissen is menselijk. Je kunt ook niet voorkomen dat iemand bewust incompetent handelt en de regels overtreedt, als dat het werk bijvoorbeeld sneller, makkelijker of goedkoper maakt. Als dit een structureel probleem is, is gedragsverandering of zelfs een kritische blik op de bedrijfscultuur nodig. Als het geen structurele zaak is, kun je dergelijk gedrag indammen door continu bewustzijn van de regels te creëren. Vanzelfsprekend kun je niet de hele tijd over ieders schouder meekijken, maar je kunt er wel voor zorgen dat je het best mogelijke awareness-programma hebt.
Van kennispiek naar verankerde kennis
Vertrouw niet alleen op sporadische trainingen, omvangrijke documenten, statische e-learningmodules, toetsen en een eindeloze stroom interne e-mails, maar ga voor een compliance-programma met impact. Kies voor een efficiënt en effectief programma dat continu bewustzijn bevordert en casestory's en kennisverankering ondersteunt, terwijl het ook inzicht geeft in de vaardigheidsniveaus van je medewerkers. Zo weet je zeker dat iedereen te allen tijde up-to-date is. Houd kennis en competenties continu en efficiënt op peil. 365 dagen per jaar, 24 uur per dag.
Interesse om meer te lezen over compliance? Klik hier om ons Nederlandstalige whitepaper te downloaden over de veranderende rol van de Compliance Officer.
https://drillster.com/nl/whitepaper-de-veranderende-rol-van-de-compliance-officer/
Meld je aan en we sturen je af en toe vergelijkbare artikelen. Geen spam, nooit. Alleen doordachte stukken over de wetenschap van leren en hoe die aansluit bij kritieke zakelijke behoeften.
