«Todo el mundo ha pasado la prueba de cumplimiento con creces y, sin embargo, siguen ocurriendo incidentes». Es algo que oímos con demasiada frecuencia. No cabe duda de que tú haces todo lo posible para evitar infracciones. Pero ¿por qué entonces los empleados a veces siguen tomando decisiones equivocadas? A continuación, analizaremos cuatro razones por las que las organizaciones cumplen la normativa, pero por las que siempre pueden hacer más. Daremos consejos sobre lo que puedes hacer para utilizar tu programa de concienciación de forma más eficaz y cumplir realmente la normativa las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
¿Aún recuerdas todo lo que aprendiste hace un año? Tus compañeros tampoco. Sin duda, esto no es algo consciente, pero socava tus esfuerzos de cumplimiento… Entre las opciones de programas de cumplimiento utilizadas habitualmente se incluyen la formación anual de concienciación, un módulo rápido de e-learning y/o un examen. Todas ellas son buenas formas de asegurar que se cumple sobre el papel, ya que permitirán obtener las codiciadas marcas verdes en todas las casillas. Pero rara vez tienen el efecto deseado en la retención real y el cumplimiento de la política.
La formación anual o las pruebas periódicas solo producen un breve pico en los niveles de conocimiento. Pero todas esas competencias recién aprendidas pronto se evaporarán como la nieve al sol. Estudios han demostrado que, si no se mantienen los conocimientos, alrededor del 80% de la nueva información habrá desaparecido en una semana. Tiene que haber una manera más eficaz, para ser competentes durante todo el tiempo. La información importante debe repetirse más a menudo para asimilar la información.
Para maximizar la concienciación, es aconsejable utilizar ejemplos atractivos en los programas de concienciación, ya que eso ayudará a los empleados no solo a aprender las normas, sino también a ponerlas en práctica cada día. Sin embargo, un error común es utilizar los mismos escenarios genéricos para toda la organización. Al fin y al cabo, cada departamento tiene sus propias situaciones específicas a las que enfrentarse en el lugar de trabajo. La nueva legislación sobre protección de datos afecta de forma diferente al equipo de marketing o a la junta directiva que al personal de recepción o a las personas que trabajan en la parte operativa de la empresa. Los escenarios que no resuenan entre los empleados pueden ser más perjudiciales que beneficiosos, ya que pueden hacer que los empleados piensen que los temas presentados no les conciernen. Por lo tanto, asegúrate de utilizar ejemplos realistas basados en la práctica y adapta los casos a los distintos grupos destinatarios de la organización para maximizar la concienciación. Además, ten en cuenta el tono de voz para cada nivel y puesto. El vocabulario jurídico compleja no es apropiada para todos. Cuanto más se acerque el caso a la realidad de los empleados, más eficaces serán tus esfuerzos.
La legislación y la normativa cambian constantemente. La cuestión es cómo mantener a todos los miembros de tu organización al día de los últimos cambios. ¿Cambiar todo el módulo de aprendizaje? ¿Enviar un correo electrónico interno? ¿Publicar un aviso en la intranet? Incluso puedes decidir esperar hasta la próxima sesión de formación anual. Todas estas son formas rápidas de concienciar a los empleados de los cambios, pero no una forma adecuada de mantener las competencias en todo momento. Un programa de cumplimiento eficaz deber ser dinámico y estar siempre actualizado.
Imaginemos que los compañeros conocen los últimos protocolos durante todo el año. ¿Garantiza eso que siempre cumplirán las normas? No, no es así. Por desgracia, nunca se puede evitar que alguien cometa un error sin darse cuenta. Después de todo, errar es humano. Tampoco se puede evitar que alguien actúe conscientemente de forma incompetente y se salte las normas, si eso hace el trabajo más rápido, más fácil o barato, por ejemplo. Si se trata de un problema estructural, lo que se necesita es un cambio de comportamiento o incluso un escrutinio de la cultura corporativa. Si no se trata de algo estructural, se puede hacer frente a ese comportamiento concienciando continuamente sobre la normativa.
Del pico de conocimiento, al conocimiento integrado
No confíes únicamente en la formación esporádica, los documentos voluminosos, los módulos estáticos de e-learning, los exámenes y un flujo interminable de correos electrónicos internos, sino apuesta por un programa de cumplimiento que sea potente. Elige un programa eficiente y eficaz que fomente la concienciación continua y apoya las historias de casos y la incorporación de conocimientos, al tiempo que proporcionas información sobre los niveles de competencia de tus empleados. De este modo, puedes estar seguro de que todo el mundo está al día en todo momento. Mantén actualizados los conocimientos y las competencias de forma continua y eficaz. 365 días al año, 24 horas al día.
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