La conformité. Vous vous tenez au courant des derniers développements, vous rédigez des règlements qui vous aident à cocher toutes les cases, et vous êtes au top. Pas vrai ?
En tant que responsable de la conformité (CO), vous savez très bien que c’est complètement faux. Pourtant, jusqu’à récemment, c’était l’essentiel la profession. C’est ce que pensait le monde extérieur du moins… la conformité consistait à passer la législation au crible, à élaborer des procédures et à s’assurer que les employés les connaissent. Par exemple, en organisant des formations de sensibilisation et un contrôle annuel ou bisannuel des connaissances. Si tout cela était bien organisé et que les règlements étaient respectés, alors vous aviez rempli votre rôle. Dans le cas contraire, il fallait jouer le maître d’école et pointer du doigt les personnes qui ne respectaient pas les règles. Après tout, il fallait cocher toutes les cases. Heureusement, la profession est en train de se transformer et la conformité y prend une place prépondérante. Alors, que se passe-t-il au pays de la conformité ?
La conformité gagne du terrain
La conformité gagne en importance. C’est en partie grâce (ou plutôt à cause) de plusieurs scandales récents qui ont alimenté le débat. Ainsi, ING a dû parvenir à un règlement avec le ministère public en 2018, faute d’avoir suffisamment enquêté sur des pratiques suspectes de blanchiment d’argent. Des entreprises du secteur de l’énergie ont connu des défaillances du réseau. Des employés du service clientèle ont mis en danger la réputation de leur employeur en ne suivant pas le script. Ces scandales ont poussé les autorités de contrôle à se durcir et à donner un rôle plus important à la conformité au sein des entreprises. Les lois et les règlements se voient renforcés, mais l’on adopte aussi de nouvelles lois, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il devient plus important que jamais d’examiner la législation, d’élaborer une politique, de veiller à ce que les employés en aient connaissance et de faire des rapports au conseil d’administration. Cependant, une question demeure : est-ce que la multiplication des règles permet de mieux les respecter ?
Culture organisationnelle et changement de comportement
De nombreux responsables de la conformité répondront à cette question par la négative. La conformité n’est plus seulement une question de cases à cocher et de rapports. Après tout, la bonne connaissance des règles n’implique pas leur respect. Quand elles sont ignorées (délibérément), les procédures ne sont d’aucune utilité. Cela a l’air évident, mais peut avoir des conséquences importantes. Imaginez un mécanicien qui prêterait les outils de son entreprise à ses voisins pour une réparation à faire le week-end. Il sait que c’est interdit, mais il le fait quand même. Peut-être qu’il ne perçoit pas l’importance de la règle, qu’il néglige les risques, ou que des collègues affichent le même comportement. Quand de nombreux employés de la même entreprise ignorent les règles, cela incite les autres à suivre leur exemple. Dans le cas présent, ignorer les règles fait partie de la culture d’entreprise. Par conséquent, faire réellement respecter la conformité et l’intégrité est une tâche ardue.
Fini la « culture de la case à cocher » !
Le problème est bien souvent que les règles ne sont pas respectées malgré tous les efforts de mise en conformité. Cela crée des « fausses conformités ». C’est pourquoi votre rôle de responsable de la conformité évolue. Tout le monde connaît-il les règles ? Sont-elles réellement respectées ? Plus important encore : Pourquoi ne sont-elles pas respectées ? Et comment puis-je m’assurer qu’elles le soient ? Pour résoudre le problème, vous devez vous pencher sur les questions de comportement et de culture d’entreprise. Il faut encourager les bons actes à tous les niveaux de l’entreprise via la sensibilisation et l’implication dans votre programme de conformité et d’intégrité. Cela nécessite une collaboration avec plusieurs départements importants en termes de culture et de comportement, tels que les RH et l’informatique. La conformité s’obtient en commun, ce qui implique une compréhension du domaine de compétence de chacun. Cette collaboration élargira l’éventail de vos tâches. Outre la rédaction des règles et les efforts d’information, vous devez également tisser des liens, convaincre et inspirer.
*Dans cet article, vous en apprendrez plus à propos de la « culture des cases à cocher »
et pourquoi c’est un problème pour la conformité.*
Le savoir-être à la rescousse
Pour ce faire, le savoir-être est indispensable. En tant que responsable de la conformité, vous devez savoir persuader, mais aussi disposer de compétences en matière de communication et de coaching. La profession se divise en deux : le côté « dur » (rapports, filtrage et suivi) et le côté « doux » (mise en relation et persuasion). C’est le seul moyen de s’assurer que les règles soient non seulement connues, mais aussi respectées dans toute l’entreprise. Votre rôle est donc de plus en plus soumis à cette dualité. Comment allez-vous répartir votre temps et votre attention ?
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