Compliance. Je houdt de laatste ontwikkelingen in de gaten, stelt het reglement op zodat alle interne vinkjes op groen staan, en je bent ‘good to go’. Toch?

Als Compliance Officer weet je natuurlijk dat dit helemaal niet het geval is. Echter, tot een aantal jaar geleden zag het vak er wel grotendeels zo uit. Voor de buitenwereld dan … Compliance zou bestaan uit het screenen van de wetgeving, het opstellen van procedures en zorgen dat werknemers hiermee bekend waren. Bijvoorbeeld door het organiseren van awareness-trainingen en het (twee)jaarlijks toetsen van kennis. Als dit goed geregeld was en de regelgeving op papier werd opgevolgd, dan zat je goed. Zo niet, dan moest je als politieagent de werknemers op de vingers tikken. Alle vinkjes moesten immers wel op groen. Gelukkig maakt het vak een transformatie door en is er groeiende aandacht voor compliance. Wat gebeurt er allemaal in compliance-land?

Compliance wint terrein

Compliance wordt steeds belangrijker. Dit is mede te danken aan (of juist te wijten aan …) meerdere recente schandalen die de discussie hebben aangewakkerd. Denk bijvoorbeeld aan ING die in 2018 moest schikken met het Openbaar Ministerie wegens het onvoldoende onderzoeken van verdachte witwaspraktijken. Netwerkstoring bij energiemaatschappijen. Of customer service-medewerkers die de reputatie van hun werkgever op het spel zetten omdat zij zich (helemaal) niet aan het script houden. Mede door deze schandalen zijn toezichthouders strenger en krijgt compliance een crucialere rol binnen het bedrijfsleven. Daarnaast wordt de wet- en regelgeving aangescherpt en komen er nieuwe wetten bij, zoals de Privacywetgeving (AVG). Het screenen van wetgeving, opstellen van beleid, erop toezien dat dit bekend is bij werknemers en rapporteren naar de board wordt belangrijker dan ooit tevoren. De vraag blijft echter: maken meer regels ook dat deze beter worden nageleefd?

Organisatiecultuur en gedragsverandering

Menig Compliance Officer zal die vraag met ‘nee’ beantwoorden. Compliance gaat niet (meer) alleen over vinkjes en rapportages. Hoe goed iedereen de regels kent zegt immers weinig over het daadwerkelijk naleven hiervan. En als het (bewust) wordt genegeerd, dan heb je eigenlijk niets aan procedures. Het kan onschuldig lijken, maar mogelijk grote gevolgen hebben. Denk aan iets simpels als monteurs die in het weekend hun bedrijfsgereedschap uitlenen aan de buurman voor een snelle klus. Werknemers weten dat het niet mag, maar toch handelen ze niet altijd naar die regels. Misschien omdat ze de ernst van de regels niet inzien, de risico’s wegwuiven, of simpelweg omdat collega’s hetzelfde foutieve gedrag vertonen. Wanneer veel medewerkers binnen de organisatie de regels links laat liggen, is het voor een ander wel erg makkelijk om dit voorbeeld te volgen. Het omzeilen van de regels is dan onderdeel van de organisatiecultuur. Het écht handhaven van compliance en integriteit valt daarom niet mee.

Weg met de ‘vinkjescultuur’

Regels die ondanks alle compliance-inspanningen toch niet worden nageleefd, daar ligt vaak het probleem. Het zorgt voor ‘schijnvinkjes’. Daarom verandert ook jouw rol als CO. Vraagstukken gaan van ‘Kent iedereen de regels?’, naar ‘Worden regels daadwerkelijk nageleefd?, en nog belangrijker: ‘Waarom worden ze niet nageleefd?’ en ‘Hoe kan ik zorgen dat ze wél worden nageleefd’. Als je dit wilt oplossen krijg je steeds meer te maken met gedragsverandering en de organisatiecultuur. Je wilt awareness en betrokkenheid creëren voor jouw compliance- en integriteitsprogramma: het bewust bekwaam handelen van medewerkers in alle lagen van de organisatie. Dit vraagt om verbinding met meerdere afdelingen die belangrijk zijn bij cultuur en gedrag, zoals HR en IT. Compliance bereik je samen en dit vraagt om begrip voor elkaars vakgebied. Je takenpakket wordt daarmee uitgebreid. Naast opstellen en informeren, moet je ook verbinden, overtuigen en inspireren.

In dit artikel lees je meer over de ‘vinkjescultuur’ en waarom dat een probleem is voor compliance.

Soft skills to the rescue

Om dit te kunnen doen is een arsenaal aan soft skills nodig. Je moet als Compliance Officer (gaan) beschikken over overtuigingskracht, communicatieve vaardigheden en coaching-skills. Het vak splitst zich in twee richtingen: de harde kant van de rapportage, het screenen en monitoren, en de zachte kant van het verbinden en overtuigen. Alleen zo kun je zorgen dat de regels niet alleen bekend zijn, maar ook (na)geleefd worden door de gehele organisatie. Je krijgt dus steeds meer te maken met dualiteit in je rol. Hoe ga jij je tijd en aandacht verdelen?

Meer lezen over compliance en de uitdagingen die erbij komen kijken? Lees het whitepaper ‘De veranderende rol van de Compliance Officer’. Download het hier.