Wat is een ‘vinkjescultuur’?

We hebben het er steeds meer over, met elkaar en in de media: overtredingen, voldoen aan wet- en regelgeving en het aanscherpen van regels. Toezichthouders worden strenger en het aantal vacatures op gebied van o.a. compliance en Customer Due Diligence (CDD) blijft stijgen. De aangescherpte controles door toezichthouders heeft veel implicaties voor bedrijven, met name voor grote corporaties. Dit gaat twee kanten op. Enerzijds worden deze issues meer aangepakt door de interne organisatie onder de loep te nemen op gebied van gedrag en cultuur. Anderzijds doen bedrijven meer controles met behulp van diverse checklists. Zo ontstond de vinkjescultuur.

De definitie van een ‘vinkjescultuur’

Checklists afgaan en vinkjes (op groen) zetten is wat wij een vinkjescultuur noemen. Nu is daar nog geen eenduidige definitie van. We doen een voorzet: de definitie van een ‘vinkjescultuur’ is wanneer een organisatie het controleren van processen en beleid inricht door middel van checklists/afvinklijsten en daarmee zowel naar binnen (interne organisatie: werknemers, directie, board, etc.) als naar buiten (extern: klanten, toezichthouders, etc.) aantoont de processen op orde te hebben en dat zij voldoet aan wet- en regelgeving.
Echter, in de praktijk blijkt het niet altijd het geval dat deze bedrijven écht voldoen. We illustreren dit aan de hand van een voorbeeld.

Voor de jaarlijkse compliance-toets van een groot concern beantwoordt een werknemer een twintigtal vragen. Hij krijgt direct de uitslag: onvoldoende. Ook krijgt hij alle goede antwoorden (a,c,c,b,a, etc.) te zien. Hij maakt de toets direct opnieuw, en krijgt exact dezelfde vragen. Hij kan dus de goede antwoorden die hij net heeft ingezien overnemen. De nieuwe uitslag: 100% score. Binnen vijf minuten en zonder ook maar iets te weten, lezen, of onthouden, heeft hij een voldoende en krijgt een vinkje achter zijn naam. Hij kan er weer een jaar tegenaan.

Extreem voorbeeld? Nee, dit is een waargebeurd verhaal. Helaas. En dit is niet het enige bedrijf waar het misgaat… Bedrijven met een vinkjescultuur zorgen dat zaken ‘op orde’ zijn door lijstjes af te gaan. Ergens is dit goed, want zo zie je niet snel iets over het hoofd. Aan de andere kant verschuilen sommige bedrijven zich achter deze lijsten, terwijl ze slechts een schijngevoel geven van de boel op orde hebben. We noemen bewust ‘schijngevoel’, omdat we van mening zijn dat, hoeveel vinkjes je ook zet, dit niet perse betekent dat je ook daadwerkelijk compliant bent. Hoewel een groengekleurde afvinklijst een goede indicator is, is er geen direct verband tussen vinkjes en het opvolgen daarvan. Waarom? We geven drie redenen.

1. Vinkje is een momentopname

Er is een moment waarop je jouw afvinklijst(en) afgaat. Dit kan één keer per kwartaal, jaar, maar ook eens in de twee of zelfs drie jaar zijn. In het geval van compliance gaat er vaak een awareness-training en/of toets vooraf aan dat moment. Dit betekent dat alle medewerkers worden opgetrommeld en overladen met informatie. Nuttige informatie uiteraard, het gaat immers over een belangrijk onderwerp, maar gaan mensen dit daadwerkelijk onthouden? Een deel vindt het oninteressant of ziet het nut er niet van in en is ‘fysiek aanwezig’. Een vinkje voor aanwezigheid heeft uiteraard weinig zin. Indien er ook een toets bij komt kijken, zullen mensen de informatie deels onthouden omwille van de voldoende. Maar vaak betreft het een korte piek in kennis die men snel weer vergeet. Op het toetsmoment is het vinkje verdiend, maar hoe zit dat de rest van het jaar? Zou iedereen een paar maanden later de toets weer halen, of is alle kennis alweer weggezakt?

2. Beleid verandert, de afvinklijst niet

Een vinkje is dus een momentopname. Voor je gevoel ben je even klaar tot het volgende moment. Maar wat gebeurt er in de tussentijd – buiten dat kennis wegzakt? Blijft wet- en regelgeving al die tijd onveranderd? Blijven alle procedures gelijk? Wijzigt er niets in het beleid? Regels veranderen voortdurend, dus zou de inhoud van jouw afvinklijst dat ook moeten doen. Als je wacht tot het volgende meetmoment om aan te tonen dat alle processen en medewerkers voldoen, voldoe je tot die tijd per definitie niet.

Wist je dat positieve examenresultaten slechts schijnvoldoendes zijn?
Leer meer over ‘het examensyndroom

3. Het komt aan op gedrag

Wat nu als er overtredingen worden begaan, terwijl alles op groen stond? Een groene lijst is geen excuus om opvolging en handhaving te laten varen. Vinkjes of geen vinkjes, het volgen van beleid blijft grotendeels mensenwerk. Want al is de awareness hoog en zijn de regels bekend, dat hoeft niet te betekenen dat alle medewerkers hier ook daadwerkelijk naar handelen.
Als ze bewust onjuist handelen, ga je het met een checklist ook niet oplossen. Het probleem zit dan dieper. Denk aan ingebakken foutieve procedures of een manager die het verkeerde voorbeeld geeft. Als je dit constateert, is het zaak om cultuur en gedrag aan te pakken.

Schijncompliance, hoe kom je er vanaf?

Tel bovenstaande zaken bij elkaar op, en je hebt een mooie gevalletje van ‘schijncompliance’: een groengekleurde checklist, maar in de praktijk voldoe je niet. Het beleid is tussentijds veranderd, mensen zijn de regels vergeten, of ze weten het wel, maar handelen er niet naar. Je bent dus alleen compliant op papier.
Gelukkig realiseren steeds meer bedrijven zich dat afvinken niet the way to go is als het gaat om iets écht op orde hebben. Dan komt de belangrijkste vraag: hoe kom je van een vinkjescultuur af? Wij pleiten voor het doorlopend op peil houden van kennis, het regelmatig updaten van regels en procedures, en meer sturen op cultuur en gedrag.

Dus, ben eens eerlijk. Verschuil jij je nog achter een afvinklijst?

 


Meer lezen over compliance en de uitdagingen van de Compliance Officer? Download hier het whitepaper ‘De veranderende rol van de Compliance Officer’.