Origineel artikel op Boom Management

Voor veel functies is het tegenwoordig een vereiste dat medewerkers flink wat kennis in huis hebben. Zeker wanneer het gaat over het voldoen aan wet- en regelgeving of procedures binnen hun werkzaamheden is het belangrijk dat de kennis up-to-date is. In de meeste gevallen wordt nieuwe kennis opgedaan door middel van het volgen van een training of cursus. Vervolgens wordt deze opgedane kennis via een eindtoets of examen beoordeeld. De meeste medewerkers slagen hier met vlag en wimpel voor en ontvangen een certificaat of diploma. Je kunt als werkgever vervolgens een vinkje zetten en het thema een jaar of twee laten rusten, want op papier is alles in orde. Dat lijkt ideaal, maar is het verre van. In de praktijk blijkt namelijk helaas vaak dat dit om schijnvoldoendes gaat.

Eén nachtje blokken

De boosdoener van schijnvoldoendes is het examensyndroom. Staat er binnenkort een toets of examen op de planning om onze kennis te testen? Dan beginnen we de avond van te voren met hard blokken om een voldoende te scoren. Dit klinkt als het gedrag van ongemotiveerde studenten, maar werknemers maken zich daar net zo goed schuldig aan. Ze gaan voor de studententien. Oftewel, met zo min mogelijk moeite een (krappe) voldoende scoren.

Met een voldoende is een certificering of diploma binnen, dus wat is nu het probleem? De opgedane kennis verdwijnt als sneeuw voor de zon. Zo laat The Forgetting Curve van Ebbinghaus zien dat tachtig procent van de opgedane kennis al binnen een week verminderd. Eén van de gevolgen daarvan kan zijn dat essentiële processen meer tijd kosten. Bij een kwart (27%) van de organisaties is dit het geval, blijkt uit onderzoek. Het examen geeft daarmee een vertekend beeld van huidige kennis. Ja, een medewerker had op het moment van het examen de benodigde kennis in huis, maar dit zegt niets over of de kennis daarna ook op peil is. Bovendien kunnen mensen een deel van de vragen goed gokken. Het is daarom noodzakelijk om de kennis continu op peil te houden en te blijven herhalen, zodat deze niet wegzakt.

Natuurlijk zijn er altijd ook werknemers die wel langer dan één avond besteden aan de voorbereiding van een examen. Dit gedrag is erg gewenst, maar ook hier geldt dat kennis snel wegzakt als het niet regelmatig wordt herhaald. Dit is natuurlijk erg zonde. Het examensyndroom is dus een momentopname waarmee kortstondige kennis wordt getoetst, die vervolgens net zo snel weer wegzakt.

Van een vinkje naar continu kennis opdoen

Wat is dan de juiste manier om te leren zodat kennis wél beklijft? Maak kennis met spaced learning en spaced repetition. Spaced learning betekent regelmatig leren met korte intervallen. Dus niet één avond aan een stuk door blokken, maar regelmatig een kwartier informatie tot je nemen. Dit volg je op door spaced repetition: kennis herhalen en bijspijkeren. Zo zorg je ervoor dat kennis verplaatst van het korte- naar het langetermijngeheugen, waardoor kennis verankert in het brein. Hiermee vervang je een eenmalig vinkje voor continu inzicht in en bewijs van kennis. En dat is waar het immers om draait.

Leren op jouw moment

De kracht van herhaling? Dat is kennisborging. Dit werkt het beste wanneer je regelmatig even kort leert. Het is het meest effectief om juist de informatie die je minder beheerst te herhalen. Bij voorkeur online en plaatsonafhankelijk. Op deze manier zorg je ervoor dat werknemers leren op een moment wanneer het ze uitkomt, bijvoorbeeld in de trein onderweg naar het werk of als een meeting eerder is afgelopen. Dit soort ‘loze’ momenten in de dag kun je effectief opvullen met ‘tussendoor eventjes leren’. Medewerkers hebben zo hun kennis altijd paraat en hoeven ’s avonds niet meer te blokken.

Vaarwel toetsen en examens

Eén eindtoets of examen volstaat niet om kennis op peil te houden. Investeer daarom in spaced learning en spaced repetition. Vergeet hierbij niet dat deze manier van leren voor veel medewerkers nog onbekend is. Geef ze daarom tijd om hieraan te wennen. Via een tool kun je medewerkers faciliteren in deze vorm van leren. Het goede nieuws hierbij is dat je ze niet persoonlijk hoeft te herinneren om eventjes te leren, maar dat dit automatisch wordt gedaan op het juiste moment. Daarnaast leren medewerkers zo nu en dan op een apparaat en tijdstip naar keuze. Verder is het cruciaal dat je inzicht hebt in de voortgang en het beheersingsniveau. Met continu leren zorg je ervoor dat de kennisborging écht op orde is. Dit maakt toetsen zelfs helemaal overbodig! Nooit meer examenstress, dat is toch heerlijk? Daarmee zet je een belangrijke stap in het continu op peil houden van het kennisniveau van medewerkers én doen ze dit ook nog eens op hun eigen moment. Een win-win situatie.

Je kunt het onderzoeksrapport hier downloaden.