Bijna een kwart (23%) van de mensen met een cruciaal beroep vindt veel van zijn of haar collega’s wel bevoegd, maar niet bekwaam, blijkt uit onderzoek. Het hebben van een diploma of certificaat biedt geen garantie voor bekwaamheid in de praktijk. Op papier zijn medewerkers misschien bevoegd om specifieke handelingen voor een cruciaal beroep uit te voeren, maar in een kwart (24%) van de situaties hebben ze toch niet de kennis om hun werk goed uit te voeren. Een kwalijke zaak die het gevolg is van een vinkjescultuur. Eén op de drie respondenten uit het net genoemde onderzoek geeft toe dat er binnen hun organisatie een vinkjescultuur heerst. Waarom dat zo’n groot probleem is en hoe je dat verandert, lees je in deze blog.

Vinkjescultuur

Eerst wat meer over die vinkjescultuur. Hoewel een officiële definitie niet bestaat, omschrijft een vinkjescultuur een situatie waarin organisaties processen en beleid controleren aan de hand van een checklist. Daarmee wordt richting medewerkers en directie, maar ook richting klanten en toezichthouders, aangetoond dat het bedrijf voldoet aan wet- en regelgeving en dus compliant is. In de praktijk blijkt echter dat bedrijven niet altijd écht voldoen. Want hoewel je zou zeggen dat een checklist zorgt dat je niets over het hoofd ziet, kent het ook nadelen. Bedrijven staren zich blind op een groengekleurde checklist en verliezen daarbij het daadwerkelijke doel – de boel op orde hebben – uit het oog.

“Eén op de drie respondenten uit het net genoemde onderzoek geeft toe dat er binnen hun organisatie een vinkjescultuur heerst.”

Eén van de vinkjes heeft te maken met het opleiden en bijscholen van medewerkers. Vaak beschikken medewerkers wel over een benodigd diploma of certificaat, maar missen zij (parate) kennis en handelen zij toch niet helemaal naar de regels. Zij zijn dus wel bevoegd, maar niet echt bekwaam. In het ergste geval leidt dit zelfs tot fouten op de werkvloer. Het onderzoek laat namelijk zien dat bij driekwart van de bedrijven fouten worden gemaakt, omdat medewerkers onvoldoende kennis hebben. En bij één op de vijf heeft dit zelfs fysieke ongelukken tot gevolg. Dit geeft al aan dat een groene checklist een slechte indicator is van daadwerkelijke compliant zijn en dat het slechts zorgt voor een schijngevoel van de zaken op orde hebben. Dat heeft drie redenen.

1. Momentopname
   Een checklist wordt vaak één keer in de zoveel tijd doorlopen. Oftewel, het is een momentopname. De afvinklijst geeft aan of het bedrijf op moment van checken voldoet aan alle regels. Vaak wordt er een awarenesstraining voorafgaand aan het checkmoment gegeven, om ervoor te zorgen dat alle kennis up-to-date is. Dat leidt tot een piek in kennis bij medewerkers en daardoor groene vinkjes. De checklist blijft groen tot het volgende meetmoment, maar de vraag is hoe lang die kennis blijft hangen.
2. Beleid verandert
   Terwijl de checklist groen blijft tot het volgende meetmoment, kunnen wetten en regels waaraan je moet voldoen in de tussentijd veranderen. Tussen de meetmomenten door verandert het beleid namelijk regelmatig. Hetzelfde geldt voor procedures. Op papier voldoe je aan wet- en regelgeving, maar in de praktijk niet. Dit betekent dat de manier en frequentie van meten ook continu zou moeten veranderen, maar dat gebeurt vaak niet. Er wordt gewacht tot het volgende meetmoment en dat betekent dat je in de tussentijd niet voldoet aan wet- en regelgeving.
3. Mensenwerk
   Medewerkers zijn geen robots. Je kan alle checkboxen hebben afgevinkt, maar het volgen van beleid blijft grotendeels mensenwerk. Als het gedrag van medewerkers niet is zoals het zou moeten zijn, kunnen er dus alsnog overtredingen worden begaan. Medewerkers kunnen regels overtreden, ondanks dat ze de regels wel kennen. Bewust onjuist handelen – vaak het gevolg van ‘even snel’ iets doen met potentieel ernstige gevolgen – los je niet op met een checklist. Dat zit vaak ingebakken in de cultuur of ingesleten in bepaalde verkeerde procedures. En dan kom je wat ons betreft bij de kern.

Een groengekleurde checklist is vaak het gevolg van het examensyndroom. In deze blog lees je meer over het examensyndroom en het gevaar ervan.

Einde aan schijncompliance

Zaken op orde stellen gaat niet over groene vinkjes, maar over continue sturing op cultuur en gedrag. Een groengekleurde checklist zegt immers iets over compliant zijn op papier, maar niets over compliant zijn in de praktijk. Denk nog maar even terug aan fouten die op de werkvloer worden gemaakt, ondanks dat medewerkers beschikken over het juiste papiertje. Het goede nieuws is dat steeds meer bedrijven beseffen dat het afvinken van een checklist niet de manier is om orde op zaken te stellen. Maar hoe dan wel? En hoe kom je van die vinkjescultuur af? Wat ons betreft is dat een kwestie van kennis op peil houden, regels en procedures regelmatig updaten en meer sturen op cultuur en gedrag. Dan wordt voldoen aan wet- en regelgeving onderdeel van de dagelijkse gang van zaken en bereik je continuous compliance.

Wil je meer weten over het onderzoek, download dan gratis het volledige onderzoeksrapport hier.