Medewerkers moeten over flink wat kennis en competenties beschikken. Zeker als het gaat om het voldoen aan wet- en regelgeving in hun werkzaamheden of het realiseren van een bepaalde mate van bewustwording rondom bijvoorbeeld digitale veiligheid. Deze kennis wordt vaak bijgebracht door middel van een online of classroom training. Een toets of examen is vervolgens de ideale manier om te testen of medewerkers over die kennis beschikken, of toch niet? Medewerkers maken een toets of examen en over het algemeen halen ze die ook. Jij kan als werkgever een vinkje zetten en het thema een jaar laten rusten, want op papier is alles in orde. Maar nu komt de aap uit de mouw: die positieve examenresultaten zijn slechts schijnvoldoendes. 

Meer weten over het gevaar van vinkjes en een afvinklijst? Lees dan deze blog over de vinkjescultuur.

Het examensyndroom

De boosdoener van schijnvoldoendes is het examensyndroom. Staat er een toets of examen op de planning? Dan gaan we een avondje blokken of zelfs een nachtje doorhalen om een voldoende te scoren. Dit klinkt als het gedrag van ongemotiveerde studenten, maar werknemers maken zich daar net zo goed schuldig aan. Ze gaan voor de studententien. Oftewel, met zo min mogelijk moeite een (krappe) voldoende scoren. 

Een voldoende levert een vinkje op, dus wat is nu het probleem? De opgedane kennis verdwijnt als sneeuw voor de zon. Als je nieuw opgedane kennis en competenties niet geregeld herhaalt, zakt zo’n tachtig procent binnen een week alweer weg, laat The Forgetting Curve van Ebbinghaus zien. Eén van de gevolgen daarvan kan zijn dat essentiële processen meer tijd kosten. Bij een kwart (27%) van de organisaties is dit het geval, blijkt uit onderzoek onder medewerkers met cruciale beroepen. Niet voor niets stelde 23% van de respondenten uit dit onderzoek dat hun collega’s wel bevoegd zijn, maar niet bekwaam. Het examen geeft slechts een beeld van een piekmoment in kennis, maar zegt niets over de kennis die beklijft. Bovendien kunnen mensen een deel van de vragen goed gegokt hebben. 

Natuurlijk zijn er altijd een paar werknemers die wel hun best doen. Zij hebben vaker aandacht besteed aan de theorie dan enkel de avond voor het examen. Dit gedrag is natuurlijk erg gewenst, maar ook hier geldt dat kennis snel wegzakt als het niet regelmatig wordt herhaald. Alle moeite voor niets dus. Het examensyndroom is dus het momentopname waarmee kortstondige kennis wordt getoetst, die vervolgens net zo snel weer wegzakt. 

Regelmatig een kwartiertje

Hoe moet het dan wel? Hoe zorg je ervoor dat de benodigde kennis en kunde wél beklijft? Spaced learning en spaced repetition zijn je beste vrienden. Spaced learning betekent regelmatig leren met korte intervallen. Dus niet één avond blokken, maar regelmatig een kwartier informatie tot je nemen. Dit volg je op door spaced repetition: kennis herhalen en bijspijkeren. Dit zorgt ervoor dat kennis verplaatst van het korte- naar het langetermijngeheugen waardoor kennis verankert in het brein. Het gezette vinkje (en de vinkjescultuur) vervang je hiermee voor continu inzicht en bewijs van kennis en competenties, en dat is waar het immers om draait. 

Eventjes tussendoor leren

De kracht van herhaling? Dat is kennisborging. Nu denk je wellicht dat dit meer tijd kost dan een avond blokken, maar dat hoeft niet zo te zijn. Het werkt het beste als je regelmatig even kort leert. En dan is het al helemaal effectief als juist de informatie wordt herhaald die je minder goed beheerst. Bij voorkeur online en plaatsonafhankelijk. Dan kunnen werknemers dit doen wanneer het ze uitkomt, bijvoorbeeld in de trein onderweg naar het werk of als een meeting eerder is afgelopen. Dit soort ‘loze’ momenten in de dag kun je effectief opvullen met ‘tussendoor eventjes leren’. Medewerkers hebben zo hun kennis altijd paraat en hoeven ’s avonds niet meer te blokken. 

Nooit meer toetsen

Voor medewerkers kan deze manier van leren een ver-van-hun-bed-show zijn. Daar moeten ze aan wennen en daar moet je ze bij helpen. Het goede nieuws is dat je ze niet persoonlijk moet blijven reminden om eventjes te leren. Er zijn tal van tools die automatisch herinneren om kennis op te halen en bij te spijkeren. Faciliteer medewerkers ook in de manier waarop ze kunnen leren. Idealiter kunnen ze dit doen op een apparaat naar keuze en een tijdstip naar keuze. Verder is het cruciaal dat je inzicht hebt in de voortgang en het beheersingsniveau. Deze manier van continu leren zorgt ervoor dat kennisborging écht op orde is. Dit maakt toetsen zelfs helemaal overbodig. Nooit meer examenstress, dat is toch heerlijk? Daarmee zet je een belangrijke stap van examensyndroom naar het hele jaar door bewust en bekwaam zijn.