Los exámenes recurrentes siempre han sido algo vital en el sector de la carga aérea, y suponen mucho trabajo tanto para las empresas como para sus empleados. No es fácil para una empresa de aviación asegurarse de que sus empleados están bien equipados para el examen. Y, por otro lado, es estresante para los empleados demostrar un nivel de competencia satisfactorio para mantener su trabajo.

El equipo de KLM Cargo sintió estas dificultades. Como actor clave en el sector de la carga aérea, KLM Cargo cuenta con casi 2.000 empleados que trabajan cada día para entregar 1,2 millones de toneladas de carga a 457 destinos en todo el mundo. Como cualquier otra empresa, por supuesto, KLM Cargo quiere lo mejor para sus empleados. Con el fin de garantizar la seguridad y el bienestar de todos, un empleado de carga aérea tiene que seguir estrictos protocolos, normas y reglamentos en el trabajo. Esto solía incluir su participación en una formación presencial obligatoria, seguida de un examen para ser (re)certificado para el programa de cumplimiento del «Empleado de Carga Aérea». Esto era estresante y requería mucho tiempo, así que KLM Cargo decidió hacer las cosas de otra manera.

Por qué KLM Cargo necesitaba una solución diferente

Desafortunadamente, la formación tradicional y el examen recurrente conlleva algunos problemas. En primer lugar, es un esfuerzo costoso conseguir que todos los empleados de carga asistan a formación presencial. Se necesitan instalaciones específicas, formadores, suministros, materiales de aprendizaje, etc., y que cada empleado dedique un día entero a ello. En segundo lugar, el examen provoca mucho estrés entre los empleados. Como no utilizan toda la información diariamente, olvidan algunos datos con bastante rapidez, lo cual es normal. Por eso, la mayor parte de lo aprendido para el examen anterior está olvidado, y prácticamente tienen que empezar de nuevo. En consecuencia, empiezan a estudiar justo antes del examen para poder aprobar el examen recurrente. Estudiar tan intensamente, junto con la ansiedad añadida propia de un examen, hace que los niveles de estrés se disparen. Por último, muchas de las normas y protocolos van cambiando, la mayoría de las veces se trata de cambios menores. Y aunque el personal a veces es notificado de estos cambios a lo largo del año, esa información no suele ser sólida. El resultado es que los empleados de carga solo son conscientes de las nuevas normas justo antes del examen, aunque ya deberían haberlas aplicado con anterioridad.

De este modo, ¿de qué sirve un examen recurrente si la información se olvida a las pocas semanas? ¿Saben los empleados tomar las decisiones correctas medio año después de haber leído los manuales? KLM Cargo se dio cuenta de que tenía que haber una forma más inteligente y eficiente para que la gente aprendiera. Y lo que es más importante, debe existir una forma mejor de retener y asimilar el conocimiento. La búsqueda de una nueva solución comenzó…

Una solución de aprendizaje continuo 

Los departamentos de cumplimiento y aprendizaje de KLM Cargo empezaron a buscar una forma más sostenible para asimilar y retener el conocimiento esencial, sin dejar de cumplir la normativa local e internacional. Cualquiera que fuera la solución que implementaran, debía ser aprobada por la Real Policía Holandesa. 

Tras una extensa búsqueda, KLM Cargo encontró una solución a su reto. Se trataba de una aplicación de aprendizaje adaptativo, Drillster, con una metodología única que permite a su usuario desarrollar, retener y asimilar el conocimiento de forma continua. La aplicación utiliza módulos de microaprendizaje (llamados ‘drills’) que solo requieren entre 5 y 10 minutos de tiempo por sesión de aprendizaje. Su carácter adaptativo hace que las personas aprendan más sobre aquello que les resulta difícil y repasen menos lo que ya dominan. Con Drillster, los empleados del transporte aéreo reciben una notificación justo antes de que el conocimiento esencial se olvide, de modo que pueden repasar a tiempo, en cualquier momento y en el lugar que deseen. Además, los módulos de aprendizaje permiten realizar cambios fácilmente. Cuando se actualiza la normativa, los drills pueden ajustarse de inmediato. Con drills basados en la evaluación, combinados con fotos, vídeos y, por último, pero no menos importante, teniendo en cuenta la casuística, KLM Cargo se asegura de que el conocimiento y las habilidades necesarias se retengan durante todo el año.

Los resultados

Ahora, KLM Cargo lleva seis años utilizando Drillster. De hecho, la implementación de la aplicación de aprendizaje adaptativo de Drillster ha tenido tanto impacto en KLM Cargo, que hace dos años fue aprobada por los reguladores para ser utilizada en sustitución a la formación presencial y el examen recurrente. Aquellos empleados que obtienen resultados satisfactorios en sus drills, son aprobados para seguir haciendo su trabajo. Un verdadero avance en el sector de la aviación. Los resultados lo demuestran:

• Ahorro de tiempo y dinero. Con la nueva solución de aprendizaje, los empleados pueden practicar en cualquier momento y lugar a lo largo del año. Esto se traduce en un ahorro de tiempo y costes, puesto que los empleados ya no necesitan gran cantidad de formación presencial.
• Mejora de la productividad y seguridad. Los empleados están mejor equipados para realizar su trabajo todos los días del año. El conocimiento esencial se asimila y retiene de forma regular. Esto conduce a una mejora del rendimiento operativo y a un menor número de errores y accidentes. 
• Más información = mayor facilidad de gestión. Dado que Drillster proporciona información sobre los niveles de conocimiento históricos, presentes y futuros de los empleados, la dirección de KLM Cargo puede demostrar fácilmente a las autoridades cómo los miembros del personal cumplen con los requisitos de carga aérea.
• Menos estrés. Los empleados ahora pueden hacer un seguimiento de su propio nivel competencia y realizar drills siempre que lo necesiten. Esto ha dado lugar a una mayor confianza y ha reducido enormemente sus niveles de estrés. 
• Apoyo de las autoridades. Las autoridades que evalúan el programa de cumplimiento de Employee Air Freight, la Real Policía Militar, y los servicios de inteligencia holandeses AIVD están muy entusiasmados con la nueva forma de aprendizaje continuo.
• No más exámenes. Desde hace dos años, los empleados de KLM Cargo que mantienen un nivel de competencia entre el 80% y el 100% durante todo el año ya no tienen que asistir a la formación presencial. Ya no se realizan exámenes recurrentes. El método de aprendizaje de Drillster es ahora un monitor de cumplimiento continuo. 

Aprende sobre la marcha

Ahora, todos los empleados de carga cuentan con el conocimiento necesario en todo momento. Además, trabajan de forma eficiente, segura y, no lo olvidemos, con menos estrés. El examen recurrente ha quedado obsoleto. Y, KLM Cargo no es el único departamento de KLM que utiliza esta metodología de aprendizaje adaptativo. Pilotos, miembros de la tripulación de cabina, personal de motor y mantenimiento y personal de servicio en tierra también utilizan Drillster para retener el conocimiento y mejorar la eficiencia y la seguridad.  De este modo, todos pueden aprender a su propio ritmo, cuando y donde lo deseen y, ¡estar preparados en todo momento!