Artículo original en Boom Management
Cada vez más funciones requieren que los empleados dominen un volumen considerable de conocimiento. Esto es especialmente cierto cuando deben cumplir normativas o seguir procedimientos críticos. La mayoría de las organizaciones recurre a cursos o formaciones para transferir ese conocimiento. Después, una prueba o examen final verifica si la formación ha dado resultado. La mayoría de los empleados aprueba sin problemas y recibe un certificado o diploma. Se marca la casilla y el tema puede esperar uno o dos años. Sobre el papel parece perfecto, pero la realidad demuestra lo contrario: con demasiada frecuencia se trata de aprobados ficticios.
Una noche de estudio intensivo
El responsable de esos aprobados ficticios es el llamado síndrome del examen. Cuando se acerca una evaluación, comenzamos a estudiar la noche anterior para conseguir el aprobado. Parece el comportamiento típico de un estudiante, pero los empleados hacen exactamente lo mismo. Buscan el equivalente al “aprobado raspado”: esforzarse lo mínimo para pasar.
Si con un aprobado se obtiene un certificado o diploma, ¿cuál es el problema? Que el conocimiento recién adquirido se evapora casi al instante. La curva del olvido de Ebbinghaus demuestra que hasta el 80 % de lo aprendido desaparece en apenas una semana. Una de las consecuencias es que los procesos esenciales se ralentizan. Más de una cuarta parte (27 %) de las organizaciones lo experimenta, según un estudio que realizamos. El examen, por tanto, ofrece una imagen distorsionada del conocimiento real. Sí, en el momento del test el empleado sabe qué hacer, pero la nota no dice nada sobre su nivel de dominio a futuro. Además, siempre hay preguntas que se aciertan por intuición. La única salida viable es mantener el conocimiento vivo mediante refuerzo continuo para que no se pierda.
Por supuesto, siempre hay empleados que invierten más de una noche en preparar un examen. Ese comportamiento es deseable, pero incluso así, sin repeticiones periódicas, el conocimiento se diluye. Todo ese esfuerzo acaba desperdiciado. El síndrome del examen únicamente mide un momento puntual de la memoria a corto plazo y permite que el conocimiento se esfume con la misma rapidez.
De marcar una casilla a contar con información continua
Entonces, ¿qué funciona si quieres que el conocimiento perdure? La respuesta está en el spaced learning y el spaced repetition. El spaced learning consiste en estudiar con regularidad y en intervalos cortos. No hablamos de una maratón de estudio, sino de momentos de 15 minutos para asimilar información. El spaced repetition refuerza esos conceptos al revisitarlos. Juntos trasladan el conocimiento de la memoria a corto a la memoria a largo plazo y lo fijan en el cerebro. Así, sustituyes un simple check por una visión continua y pruebas reales de competencia, que es lo que importa en la práctica.
Aprender en tus propios términos
La fuerza de la repetición radica en la retención del conocimiento. Funciona mejor cuando se aprende de forma breve pero frecuente, centrándose en los temas que aún no dominas. Lo ideal es hacerlo en línea y sin depender de una ubicación física. Los empleados pueden integrar el aprendizaje en momentos muertos del día: en el tren de camino al trabajo o entre reuniones. Esos instantes “vacíos” se convierten en oportunidades de microaprendizaje. Así, se mantienen al día sin necesidad de estudiar a última hora.
Adiós a pruebas y exámenes
Un único examen nunca mantendrá el conocimiento al nivel que exige el trabajo. Es mejor invertir en spaced learning y spaced repetition. Ten presente que este enfoque es nuevo para muchos empleados, así que dales tiempo para adaptarse. Con la herramienta adecuada podrás facilitarles el proceso. Lo mejor es que no tendrás que enviar recordatorios manuales: el sistema puede activar automáticamente a la persona en el momento oportuno. De este modo, cada cual aprende en el dispositivo y en el horario que le conviene. Igual de importante: dispondrás de visibilidad sobre el progreso y el grado de dominio. Con el aprendizaje continuo, la retención del conocimiento queda realmente asegurada. Las pruebas dejan de ser necesarias y desaparece también el estrés asociado. Es un gran paso para mantener el nivel de conocimiento y, al mismo tiempo, permitir que las personas aprendan a su ritmo. Un auténtico ganar-ganar.
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