Hoe het coronavirus onze manier van werken zal veranderen

De coronacrisis begon een paar weken geleden. Sommige mensen, met name degenen in beroepen die als essentieel worden beschouwd, blijven naar kantoor of hun werkplek gaan. Alle anderen zitten thuis opgesloten en werken vanaf de keukentafel, vanuit bed of vanuit een thuiskantoor als ze geluk hebben; soms met kinderen in dezelfde ruimte. Sommigen van ons worden gek, terwijl anderen zich vrij snel hebben aangepast. De gevolgen voor de economie worden steeds zichtbaarder en hele sectoren zijn hard getroffen. Voor anderen zullen de gevolgen waarschijnlijk wat later komen. Het coronavirus heeft de wereld gegijzeld—dat is duidelijk. Toch zullen we, wanneer de beperkingen worden opgeheven, geleidelijk terugkeren naar het normale leven. Kantoorgebouwen en torens zullen weer vollopen en we zullen onze klanten weer kunnen ontmoeten. Halleluja. Maar we weten dat het gewone leven nooit meer zo gewoon zal zijn. De gevolgen van de pandemie blijven zichtbaar en onze manier van leven, werken en zaken doen zal waarschijnlijk voor altijd veranderen.

Welke regels na de crisis?

Zodra we kunnen en moeten terugkeren naar het werk, is het virus nog niet volledig verdwenen. Individuele beschermingsmaatregelen blijven maanden en waarschijnlijk jaren van kracht. Ik denk aan social distancing, handen schudden, handen wassen zo vaak mogelijk en andere hygiënemaatregelen zoals het desinfecteren van ruimtes… Deze maatregelen zullen impact hebben op onze manier van werken en oude protocollen en interne beleidsregels zoals gedragscodes, hygiëneregels, enz., zullen worden vervangen.

Oude gewoonten zijn hardnekkig

Dus, hoe zorg je ervoor dat medewerkers de juiste praktijken toepassen zodra de lockdown voorbij is? Dat de gebruikelijke knuffels of handdrukken niet weer de overhand krijgen? Het risico dat dit in no time gebeurt is duidelijk. Er moet iets veranderen—het zal niet leuk zijn, maar het is noodzakelijk om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Interne beleidsregels en protocollen moeten worden gewijzigd en we moeten ervoor zorgen dat ze worden begrepen zodat ze kunnen worden toegepast. Nieuwe regels worden toegevoegd aan bestaande protocollen en deze gedragsverandering moet stevig worden verankerd. Bovenal moet individueel bewustzijn zonder uitstel in ons dagelijks leven worden geïntegreerd, zelfs voordat we terugkeren naar kantoor. We moeten nieuwe gewoonten creëren of bestaande transformeren.

Bewustwording creëren bij medewerkers

Je moet er daarom voor zorgen dat deze nieuwe regels voor iedereen toegankelijk zijn en dat iedereen ze onthoudt. De afdeling Learning & Development moet vanaf het allereerste begin bij je planning betrokken worden. Ze zullen helpen deze transformatie effectief te maken. Dit lijkt logisch maar is niet zo eenvoudig, zelfs minder dan voorheen. Persoonlijke trainingen zijn onmogelijk te organiseren, e-learningmodules kunnen niet in een paar uur worden gemaakt en het bereiken van elke medewerker via Zoom is ook niet haalbaar. Waarom niet een bericht op het bedrijfsintranet of een e-mail naar iedereen… we hebben het over diepgaande veranderingen met langetermijneffecten op ons dagelijks leven. We moeten ze te allen tijde onthouden. Het is beter om geen fouten te maken.

Gedragsverandering op schaal

Daar heb je het—nieuwe regels zijn van kracht en moeten worden gerespecteerd. Onze gewoonten zijn vaak erg moeilijk te veranderen. We kunnen ze niet zo eenvoudig vervangen als we zeggen. Naast bewustzijn moeten we ons gedrag permanent veranderen voor iedereen, en dus op schaal. We kunnen dit bereiken door de boodschappen vaak te herhalen. Denk niet dat je een e-learning of test slechts één keer hoeft te delen—je zult moeten aandringen en het belang van het nieuwe beleid herhalen en ervoor zorgen dat het bij iedereen top of mind blijft, dat het een constante zorg blijft. Wanneer een medewerker een situatie onder ogen ziet en zich adequaat moet gedragen, zal het dankzij het management en collega's die het goede voorbeeld geven, gemakkelijker voor hen zijn om deze goede praktijken te reproduceren en ze om te zetten in nieuwe gewoonten.

Een nieuwe standaard

Kies een oplossing waarmee je het onderwerp van verandering regelmatig en effectief kunt herhalen, natuurlijk. Niemand wil een handleiding keer op keer lezen. Het moet verteerbaar en begrijpelijk zijn. Het is nog beter als je gemakkelijk aanpassingen kunt maken, nieuwe informatie kunt toevoegen indien nodig, gewoonten of codes kunt benadrukken die verloren gaan, of—erger nog, maar laten we hopen van niet—in geval van een nieuwe crisis. Updates moeten eenvoudig en snel te implementeren zijn, anders loop je het risico opnieuw te beginnen en hetzelfde werk elke keer te herhalen. Vertrouw op snelle en effectieve oplossingen om kennis te delen. Bevorder kennisbehoud en gedragsverandering door de kracht van gespreide herhaling om je organisatie voor te bereiden op nieuwe manieren van werken na corona.