KLM Cargo

El reto

KLM Cargo opera una de las redes de carga aérea más extensas del mundo: 457 destinos globales, 1,2 millones de toneladas de carga al año y cerca de 2.000 empleados cuyo conocimiento certificado de procedimientos, protocolos y requisitos de seguridad sustenta toda la operación.

Durante años, ese requisito de certificación se cumplió mediante formación recurrente anual. Los empleados se reunían en una sala de formación, pasaban una jornada completa con instructores y materiales y realizaban un examen al final del día. Sobre el papel, el ciclo cumplía su función. En la práctica, generaba tres problemas persistentes.

El primero, la carga logística: reservar instalaciones, coordinar formadores, conseguir materiales y apartar a los empleados de la operación durante una jornada completa suponía un coste anual considerable. El segundo, el estrés: el conocimiento se desvanecía entre ciclos de certificación y los empleados tenían que memorizarlo antes de cada examen, generando ansiedad en lugar de una preparación real. El tercero, y el más crítico para una organización en la que la seguridad es fundamental, las actualizaciones normativas introducidas durante el año rara vez se asimilaban en el momento de su publicación. Los empleados solían encontrarse con esos cambios solo semanas antes del examen.

La pregunta fundamental era ineludible: ¿cuál es el sentido de un examen recurrente si todos olvidan la información en pocas semanas?

De los exámenes periódicos a la competencia continua

Responder a esa pregunta implicaba repensar el modelo por completo. En lugar de concentrar un año de contenido de cumplimiento en una única sesión presencial, KLM Cargo optó por un aprendizaje continuo y distribuido.

KLM Cargo implantó la aplicación de aprendizaje adaptativo de Drillster con sesiones de microlearning de tan solo 5 a 10 minutos. Los empleados trabajan con el contenido de forma regular a través de ejercicios breves y enfocados que encajan de manera natural en la jornada laboral, sin apartarlos de la operación durante largos periodos.

El algoritmo adaptativo se ajusta al nivel de conocimiento de cada persona. Se destina más tiempo al material difícil y menos al que ya se domina bien. Cuando el dominio de un tema cae por debajo del umbral requerido, una notificación impulsa una revisión específica antes de que la brecha se convierta en un riesgo.

Las actualizaciones de contenido siguen la misma lógica. Cuando cambian normativas o procedimientos internos, los ejercicios correspondientes se actualizan de inmediato. Los empleados encuentran el nuevo material en su próxima sesión y lo refuerzan mediante repetición espaciada hasta que se retiene de verdad. Fotos, vídeos y casos prácticos anclan el contenido en situaciones operativas reales, facilitando su aplicación directa en el trabajo.

Un hito regulatorio

Dos años después del inicio del programa, KLM Cargo alcanzó un hito sin precedentes en el sector de la aviación: la aprobación regulatoria para sustituir por completo la formación presencial y los exámenes recurrentes con la metodología Drillster.

La aprobación exigió demostrar que el aprendizaje adaptativo continuo generaba una competencia más fiable y verificable que el ciclo de exámenes tradicional. La evidencia convenció tanto a la Royal Military Constabulary como a la AIVD, que respaldaron el nuevo enfoque. Los empleados que mantienen entre un 80 y un 100 por ciento de dominio durante todo el año ya no necesitan asistir a formación presencial. Su historial continuo de competencia real, visible en tiempo real en el seguimiento de cumplimiento de Drillster, sustituye al examen anual.

Los resultados

Tras seis años de implementación de Drillster, el impacto abarca costes, seguridad, gobernanza y cultura:

• Aprobación regulatoria para sustituir la formación presencial y los exámenes recurrentes, obtenida tras dos años de implementación

• Ahorro de costes y tiempo gracias a la eliminación de la logística de aula, las horas de formador y las ausencias operativas de jornada completa

• Mejora de la seguridad y el rendimiento diario mediante la retención continua del conocimiento, que sustituye los picos temporales del examen

• Seguimiento transparente del cumplimiento con visibilidad en tiempo real sobre los niveles de conocimiento de toda la plantilla

• Reducción del estrés de los empleados gracias al aprendizaje autónomo y distribuido, que elimina la presión de los exámenes anuales

• Respaldo de la Royal Military Constabulary y la AIVD

• Ampliación del programa a pilotos, tripulación de cabina, equipos de mantenimiento y servicios en tierra