Het coronavirus drukt een stempel op het bedrijfsleven. De manier van werken zal naar verluid voorgoed veranderen. Dat bekent nieuwe protocollen. Hoe kan je de organisatie voorbereiden op de nieuwe werkwijzes na corona?
Inmiddels zitten we al een aantal weken in de coronacrisis. Sommigen mensen – met name degenen met vitale beroepen – gaan nog fysiek naar hun werk. De rest werk al een paar weken vanuit thuis. Aan de keukentafel, vanaf de bank of een (haastig ingericht) thuiskantoor. Al dan niet naast de kinderen. De ene wordt knettergek, voor de ander went het verrassend snel. De gevolgen voor de economie worden steeds meer zichtbaar. Sommige sectoren werden direct hard getroffen. Voor andere kan de klap nog komen. Het coronavirus heeft de wereld in zijn greep. Dat is wel duidelijk. Toch zal vroeg of laat het ‘gewone leven’ weer opgepakt moeten worden. Lege kantoorpanden gaan zich weer vullen en medewerkers kunnen weer naar klanten. Hallelujah. Maar word on the street is (voor zover daar nog mensen lopen), dat het gewone leven, niet meer zo gewoon zal zijn. De impact van de pandemie zal zichtbaar blijven. En de manier waarop we leven, werken en zakendoen misschien wel voorgoed zal veranderen.
Werkwijze na de crisis
Want hoewel we straks weer allemaal aan de slag mogen en moeten, het virus is dan hoogstwaarschijnlijk nog niet verdwenen. De maatregelen die nu gelden zullen nog maanden, misschien zelfs jaren, van kracht blijven. Denk aan afstand houden, handen schudden, handen wassen en andere hygiënemaatregelen, zoals materialen en interieur reinigen. Dergelijke maatregelen hebben een weerslag op de manier waarop we werken. Dit betekent dat ‘oude’ protocollen, zoals de gedragscode, het hygiënebeleid, etc. blijvend veranderen.
Oude gewoontes verdwijnen niet (zomaar)
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers niet in oude gewoontes vervallen zodra de lockdown opgeheven wordt? Dat niet bij de eerste de beste gelegenheid alle werknemers elkaar weer gedag zoenen en klanten de handen schudden, waardoor we binnen no time weer terug bij af zijn? Er moet wat veranderen. Dat is niet leuk, maar wel noodzakelijk om de continuïteit van de business te waarborgen. Het is zaak om het beleid om te vormen. Nieuwe regels moeten in de bestaande protocollen worden verwerkt. Er moet gedragsverandering plaatsvinden. En er moet vooral bewustwording komen. Voor het nieuwe beleid en voor het nieuwe dagelijkse handelen.
Dit moet vrij snel gebeuren. In ieder geval vóór iedereen weer op locatie aan de slag gaat. Maak nieuwe protocollen, of vorm de bestaande om tot het nieuwe beleid. Want waar sommige regels compleet nieuw zijn, zullen sommige slechts een update nodig hebben.
Bewustwording bij medewerkers
Daarna moet je zorgen dat dit nieuwe beleid ook daadwerkelijk bij iedere werknemer belandt en zij dit leren. Betrek Learning & Development dus al vroeg bij het project. Zij kunnen helpen om de bestaande regels om te vormen en het nieuwe beleid op effectieve wijze onder de mensen te brengen. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk is dit niet zo makkelijk. Zeker nu niet. Klassikale trainingen zijn onmogelijk, je ontwikkelt geen e-learning-module in een halve dag, en iedere werknemer ‘even bijpraten’ via Zoom is er ook niet bij. Een bericht op het intranet of via email zou misschien kunnen als het één beleidswijziging betreft. Maar we hebben het over veranderingen die blijvende impact hebben op de dagelijkse gang van zaken. Mensen moeten het onthouden. Dat moet dus goed overgebracht worden.
Gedragsverandering op grote schaal
Vervolgens is het belangrijk dat de nieuwe regels beklijven en daadwerkelijk nageleefd worden. Gewoontes zijn vaak diep ingesleten. Die krijg je er niet zomaar uit. Het is dus zaak dat, naast bewustwording, blijvende gedragsverandering plaatsvindt. Op grote schaal. Dit kun je alleen realiseren door nieuwe regels vaak te herhalen. Dus niet eenmalig een e-learning verspreiden of een toets afnemen, maar het beleid doorlopend onder de aandacht brengen en zorgen dat het bij iedereen top-of-mind blijft. Wanneer medewerkers vaak geconfronteerd worden met het nieuwe gewenste gedrag, en dit gedrag ook als zodanig wordt voorgedaan door leidinggevenden en directe collega’s, zal het sneller doordringen en uiteindelijk de nieuwe standaard worden.
De nieuwe standaard
Kies dus een oplossing die het mogelijk maakt om de leerstof geregeld te herhalen. Op een efficiënte wijze weliswaar. Niemand zit te wachten op het eindeloos herhalen van een dik boek. Het moet wel leuk blijven. Ook is het wenselijk dat je gemakkelijk aanpassingen kan doen in de stof. Bijvoorbeeld als er weer nieuwe wijzigingen komen. Of de regels misschien weer wat versoepeld kunnen worden. Of – laten we er vooral niet van uitgaan – een nieuwe crisis zich aandient. Een nieuwe update moet eenvoudig en snel kunnen, anders blijf je bezig. Ga voor snelle en efficiënte kennisdeling, die door de kracht van herhaling kennisverankering en gedragsverandering in de hand werkt. Zo maak je de organisatie klaar voor de nieuwe manier van werken na corona.
