4 Redenen waarom jouw organisatie niet (altijd) compliant is

“Iedereen heeft de compliance-toets glansrijk gehaald, maar toch blijven er ongelukken gebeuren”. We horen het helaas nog (te) vaak voorbij komen. Je doet er natuurlijk alles aan om overtredingen te voorkomen. Hoe komt het dan dat werknemers toch de verkeerde beslissingen nemen? We geven vier redenen waarom jouw organisatie mogelijk niet compliant is en tips voor wat jij kunt doen om jouw awareness-programma effectiever in te zetten om wél compliant te zijn.

1. De tijdelijke kennispiek

Kun jij nog oprakelen wat je een jaar geleden hebt geleerd? Jouw collega’s ook niet. Dit gebeurt natuurlijk niet bewust, maar het vormt wel een risico voor jouw compliance-inspanningen… Veelgebruikte middelen voor een compliance-programma zijn een jaarlijkse awareness-training, een snelle e-learning-module en/of een toets. Prima manieren om compliant te zijn op papier, alle vinkjes staan immers op groen. Maar het heeft zelden het beoogde effect op het daadwerkelijk onthouden en naleven van het beleid. Jaarlijkse trainingen of periodieke toetsen zorgen namelijk voor een korte piek in kennis. Maar al die kersverse kennis verdwijnt als sneeuw voor de zon. Uit onderzoek weten we dat zo’n 80% van nieuwe informatie al binnen één week verdwijnt wanneer je het niet onderhoudt. Dat moet efficiënter kunnen, want je wilt niet één keer per jaar compliant zijn rond het toetsmoment, dat wil je continu. Belangrijke informatie moet vaker herhaald worden zodat kennis wordt verankerd.

Wist je dat positieve examenresultaten slechts schijnvoldoendes zijn?
Leer ons artikel over ‘het examensyndroom

2. De ver-van-mijn-bed-show

Om bewustwording te maximaliseren, is het raadzaam om sprekende voorbeelden te gebruiken in awareness-programma’s. Dit helpt werknemers om regels niet alleen te leren, maar ook toe te passen. Een veelgemaakte fout is echter om dezelfde algemene scenario’s te gebruiken voor de hele organisatie. Iedere afdeling kampt immers met andere situaties op de werkvloer. De nieuwe privacywetgeving heeft andere gevolgen voor het marketingteam of directie, dan voor de receptiemedewerkers of mensen in de operatie. Niet-herkenbare scenario’s doen misschien meer kwaad dan goed, het wordt daarmee een ver-van-mijn-bed-show. Gebruik dus reële praktijkvoorbeelden en spits de casuïstiek toe op de verschillende doelgroepen binnen de organisatie om awareness te maximaliseren. Let ook op de tone-of-voice per niveau en functie. Niet iedereen zit te wachten op ingewikkeld juridisch jargon. Hoe beter de casuïstiek aansluit op de werknemer, hoe effectiever jouw inspanningen.

3. De regels veranderen voortdurend

Wet- en regelgeving veranderen voortdurend. Hoe stel je op dit moment de organisatie van wijzigingen op de hoogte? Moet je de hele studiemodule aanpassen? Stuur je een interne mailing uit? Of plaats je een bericht op het intranet? Misschien wacht je wel tot de volgende jaarlijkse training. Dat is efficiënt, maar geen juiste manier om 24/7 compliant te zijn. Een effectief compliance-programma is dus dynamisch en altijd up-to-date.

4. Bewust onbekwaam

Stel dat collega’s wél het hele jaar door op de hoogte zijn van de laatste protocollen. Kun je dan zorgen dat alle medewerkers altijd compliant handelen? Nee. Helaas kan je nooit voorkomen dat er (onverhoopt) toch een foutje gemaakt wordt. Fouten maken is immers menselijk. Ook kan je niet voorkomen dat iemand bewust onbekwaam handelt en de regels opzettelijk overtreedt, bijvoorbeeld omdat dit het werk sneller, makkelijker of goedkoper maakt. Als dit een structureel probleem vormt, komt gedragsverandering of zelfs het doorgronden van de bedrijfscultuur om de hoek kijken. Zo niet, dan kan je dergelijk gedrag tot een minimum beperken door continu te werken aan awareness. Je kunt niet over ieders schouder meekijken, maar je kunt wel het bewustwordingstraject zo goed mogelijk vormgeven.

Van kennispiek naar kennisborging

Leun niet enkel op sporadische trainingen, lijvige documenten, statische e-learning modules, toetsen en oneindige stroom aan interne mailings, maar ga voor een compliance-programma met impact. Kies een efficiënt en effectief programma dat continue awareness, casuïstiek en kennisborging ondersteunt en je tevens inzicht biedt in het beheersingsniveau van medewerkers. Zo kan je gerust zijn dat iedereen te allen tijde up-to-date is. Op efficiënte wijze het kennisniveau continu op peil. 365 dagen per jaar, 24 uur per dag. 

 


Meer lezen over compliance en de uitdagingen van de Compliance Officer? Download hier het whitepaper ‘De veranderende rol van de Compliance Officer’.